Banner Portal Rasmi SPA
garis
Laman Utama > Pengenalan > Organisasi > Bahagian > Pengambilan
 
Dengar Dengar        
Bahagian Pengambilan
   
Objektif
   
  Memberi khidmat sokongan sebagai urus setia kepada Suruhanjaya dalam urusan pengambilan anggota-anggota Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I ke dalam Perkhidmatan Awam di bawah bidang kuasanya supaya kemas, teratur dan pantas.
   
Tugas
   
  Bertanggungjawab untuk menguruskan semua urusan pelantikan bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I (Kumpulan B di bawah JKK) bagi memenuhi salah satu fungsi SPA berdasarkan Perkara 144 (1) Perlembagaan Persekutuan.
   
Fungsi
   
  Menguruskan pengisian kekosongan jawatan tetap/kontrak untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I (bagi kelayakan diploma/STPM ke atas) untuk semua Kementerian/Jabatan dan 4 negeri: Perlis, Pulau Pinang, Negeri Sembilan dan Melaka; dan
  Menguruskan jadual perjalanan Ahli Suruhanjaya untuk urusan temu duga.
   
 
Piagam Pelanggan
   
  Kami pegawai dan kakitangan Bahagian Pengambilan, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam berjanji akan memberi perkhidmatan yang cekap dalam menguruskan pengambilan bermula daripada peringkat surat permohonan Kementerian/Jabatan diterima dengan lengkap sehingga tawaran dikeluarkan kepada Kementerian/Jabatan dalam tempoh 8 - 12 minggu.
   
Aktiviti Utama Bahagian Pengambilan
   
  Unit Proses
   
 
  • Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (tapisan) untuk Gred 27 ke atas;
  • Koordinasi dengan Kementerian/Jabatan untuk keperluan bidang dan wakil jabatan;
  • Menyediakan surat panggilan temu duga kepada calon;
  • Penyediaan Pakej Temu Duga untuk Lembaga Temu Duga;
  • Sebagai Urus Setia semakan dokumen di kaunter; dan
  • Sebagai Urus Setia pengiring untuk urusan temu duga di luar KL/Putrajaya.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6364 (Puan Fatimah binti Abu Bakar)
   
  Unit Temu Duga
   
 
  • Membuat tempahan bilik temu duga, hotel dan kenderaan; dan
  • Menyediakan jadual temu duga bagi Ahli Suruhanjaya.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6330 (Encik Raimi bin Hamzah)
   
  Unit Kertas Suruhanjaya
   
 
  • Semakan laporan temu duga dengan dokumen calon;
  • Semakan nilai pengikhtirafan kelayakan calon; dan
  • Penyediaan Kertas Suruhanjaya untuk membentangkan dalam Mesyuarat Suruhanjaya.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6331 (Encik Abd. Rahman bin Mohd. Yusoff)
   
  Unit Tawaran
   
 
  • Penyediaan surat keputusan temu duga dan surat tawaran lantikan kepada calon dan Kementerian/Jabatan;
  • Kemas kini status calon ke dalam sistem dan koordinasi untuk mengeluarkan keputusan temu duga melalui Portal SPA; dan
  • Semakan calon simpanan.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6330 (Encik Ramli bin Haji Abdul Aziz)
   
  Unit Doktor/Kritikal
   
 
  • Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan dan sebagai urus setia urusan temu duga bagi pengambilan secara tetap ke 3 jawatan kritikal iaitu Pegawai Perubatan, Pergigian dan Farmasi;
  • Menguruskan tempahan bagi sistem terbuka untuk lulusan jurusan kritikal dari universiti luar negara;
  • Menguruskan taklimat, pendaftaran, temu duga dan tawaran bagi pelajar-pelajar tahun akhir jurusan kritikal universiti tempatan;
  • Penyediaan Kertas Suruhanjaya untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Suruhanjaya; dan
  • Penyediaan surat tawaran bagi ketiga-tiga skim tersebut.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6313 (Puan Normah binti Muslim)
   
  Unit Khas
   
 
  • Menguruskan urusan temu duga berjadual bagi pemegang biasiswa JPA dalam bidang bukan kritikal (CGPA 3.00 ke atas bagi universiti luar negara dan CGPA 3.50 ke atas bagi universiti dalam negara);
  • Menguruskan urusan temu duga Calon Cemerlang (CGPA 3.70 ke atas); dan
  • Penyediaan surat tawaran untuk jawatan bertaraf kontrak dan menyempurnakan perjanjian.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6359 (Encik Khairulnizam Helmi bin Kamarulzaman)
   
  Unit Pentadbiran
   
 
  • Menguruskan hal ehwal pentadbiran bahagian.
  Maklumat lanjut : 03-8885 6332 (Encik Aidid Molana bin Haji Mataha)
   
 
Dasar Pengambilan
   
  Semua calon mempunyai peluang yang sama untuk dipertimbangkan dalam sesuatu urusan pengambilan tanpa mengira bangsa, agama, negeri kelahiran, jantina atau institusi pengajian selaras dengan Piagam Pelanggan SPA iaitu:
   
  " Kami adalah bertanggungjawab untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan memuaskan pelanggan serta layanan yang adil dan saksama "
   
  Calon yang memiliki kelayakan akademik yang cemerlang; memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan; melepasi syarat tapisan dan menunjukkan prestasi yang memuaskan dalam temu duga, mempunyai peluang yang cerah untuk dipilih. Di samping itu, Suruhanjaya juga memberikan sedikit kelonggaran dari segi syarat tapisan kepada pemohon tertentu seperti Orang Kurang Upaya (OKU), penerima bantuan di bawah skim rakyat termiskin (PPRT) dan masyarakat Orang Asli.
   
Sistem Pengambilan - Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM)
   
  Urusan pengambilan bermula dengan permohonan yang diterima melalui Borang ePengisian dari Kementerian/Jabatan. Terlebih dahulu, status calon simpanan jawatan yang dipohon akan disemak dan tawaran akan dibuat kepada calon simpanan jika ada. Seterusnya proses yang terlibat adalah proses pemerolehan calon dari Bank Data SPA, penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP), urusan temu duga, penyediaan Kertas Suruhanjaya dan kemudian proses tawaran kepada calon yang berjaya.
   
  Orang ramai boleh berurusan dengan Urus Setia SPA secara online menerusi http://www.spa.gov.my atau menelefon talian TeleSPA nombor 600-83-7979 atau melalui sistem pesanan ringkas (SMS) di nombor 39111 atau perkhidmatan mySMS di nombor 15888. Maklumat mengenai temu duga dan keputusannya boleh dicapai melalui Portal SPA dan SMS sepanjang masa.
   
Proses Pengambilan Di SPA
   
  Urusan pengambilan yang dilaksanakan oleh SPA kini menggunakan sistem berkomputer sepenuhnya, yang dikenali sebagai Sistem Mengambil Sepanjang Masa, atau ringkasannya SMSM. Sistem ini diperkenalkan dalam bulan Januari 1997. Di bawah SMSM, permohonan jawatan boleh dibuat pada bila-bila masa sepanjang tahun. SMSM memudahkan urusan pendaftaran permohonan, tapisan, penyenaraian calon lantikan dan simpanan, penjadualan temu duga, penentuan tempat temu duga dan tawaran jawatan. Di bawah sistem ini pemohon boleh mengemukakan permohonan secara online di Portal SPA http://www.spa.gov.my.
   
  Urusan Pengambilan
 
Permohonan Kementerian/Jabatan/SUK Negeri
   
  SPA akan memulakan urusan pengambilan bagi sesuatu jawatan terbaik sahaja menerima permohonan dari Kementerian/Jabatan/SUK Negeri yang berkenaan untuk mengisi jawatan tersebut. Kementerian/Jabatan/SUK Negeri adalah bertanggungjawab melaporkan kekosongan kepada SPA dengan memaklumkan bilangan jawatan yang hendak diisi serta maklumat lain seperti jumlah kekosongan yang dijangka wujud dalam tempoh terdekat, senarai tugas jawatan, diskripsi tugas dan sebagainya melalui borang ePengisian. Kementerian/Jabatan/SUK Negeri juga boleh memohon apa-apa keperluan khusus yang perlu calon miliki seperti pengkhususan kelayakan mengikut keperluan jabatan atau keperluan skop tugas skim perkhidmatan yang ingin diisi. Kementerian/Jabatan/SUK Negeri perlu memaklumkan jumlah kekosongan sebenar yang ingin diisi dan kekosongan yang dijangka berlaku akibat persaraan, perletakan jawatan, kenaikan pangkat dan lain-lain kekosongan yang akan berlaku dalam tempoh 1 tahun akan datang.
   
  Urusan permohonan pengisian bagi sesuatu jawatan adalah tidak melebihi dua kali setahun. Untuk itu, Kementerian/Jabatan/SUK Negeri perlu membuat perancangan yang teliti serta mengambil kira urusan kenaikan pangkat sebelum mengemukakan permohonan pengisian jawatan kepada SPA.
   
Iklan/Pendaftaran
   
  SPA telah melaksanakan urusan permohonan jawatan sepanjang masa melalui online. Dengan kaedah ini, SPA tidak lagi mengiklankan kekosongan jawatan di akhbar sebelum sesuatu urusan pengambilan bagi pengisian jawatan kosong dilaksanakan. Walau bagaimanapun, SPA menyiarkan iklan di akhbar pada awal dan akhir tahun yang bertujuan memaklumkan kepada bakal pemohon mengenai jawatan-jawatan di bawah bidang kuasa SPA yang boleh dipohon. Mulai tahun 2009, pendaftaran SPA dijalankan secara online sepenuhnya. Calon perlu berdaftar dengan SPA menggunakan Pendaftaran Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i) dan tidak lagi menggunakan borang OMR SPA8. Calon boleh memohon sehingga maksimum 15 pilihan jawatan berdasarkan kelayakan dan minat mereka. Seperti biasa, permohonan boleh dibuat pada bila-bila masa dan tempoh sah laku pendaftaran adalah selama 5 tahun.
   
  Permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam bank data SPA. Tempoh sah laku setiap pendaftaran ialah 5 tahun. Sekiranya pemohon masih tidak ditawarkan sebarang jawatan dalam tempoh 5 tahun dari tarikh Surat Akuan Pendaftaran, mereka perlu memperbaharui pendaftaran sekiranya masih berminat. Berdasarkan permohonan yang dikemukakan oleh Kementerian/Jabatan/SUK Negeri, SPA akan memulakan urusan pengambilan dengan menyemak pemohon yang memohon jawatan berkenaan yang pendaftarannya masih sah. Oleh itu, pemohon dinasihatkan supaya memastikan pendaftaran mereka sentiasa sah/aktif.
   
Tapisan/Ujian
   
  Tapisan ialah peringkat menyenarai pendek calon-calon untuk dipanggil temu duga. Tapisan dilakukan sekiranya jumlah permohonan yang dijana dari bank data SPA jauh melebihi jumlah jawatan kekosongan yang hendak diisi. Oleh itu tapisan akan dibuat hinggalah jumlah calon yang sesuai untuk dipanggil temu duga diperolehi. Jumlah calon temu duga biasanya ditentukan berdasarkan nisbah 10 calon bagi setiap satu kekosongan jawatan dan 10 - 15 calon bagi jawatan yang melibatkan ujian fizikal.
   
  Asas tapisan yang utama adalah mengikut kehendak skim jawatan berkenaan. Walau bagaimanapun, sekiranya jumlah permohonan melebihi jumlah kekosongan, asas-asas tapisan lain boleh digunakan. Antara tapisan yang biasa dikenakan adalah bidang pengkhususan, pencapaian Cumulative Grade Point Average (CGPA) dan lulus peperiksaan khas. Lain-lain asas tapisan ialah jantina, umur, kelayakan lebih tinggi seperti Ijazah Sarjana / PHD dan anak negeri serta keperluan-keperluan lain yang dinyatakan secara khusus oleh Kementerian/Jabatan yang memohon pengisian sesuatu jawatan itu.
   
  Ujian merupakan salah satu kaedah tapisan. Setakat ini beberapa skim perkhidmatan telah pun menggunakan ujian sebagai salah satu kaedah tapisan. Perkhidmatan yang dimaksudkan ialah Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD), Akauntan, Pegawai Hal Ehwal Islam, jawatan bakat seperti Artis Budaya, Penerbit Rancangan, Pegawai Kebudayaan, Ahli Muzik, Ahli Fotografi dan Pereka, Guru Bahasa (Bahasa Cina), Pembantu Setiausaha Pejabat, perkhidmatan keselamatan dan pertahanan, pentadbiran dan sokongan seperti Pegawai Kesatria, Pegawai Keselamatan, Pegawai Penguatkuasa, Penguasa Penjara, Penguasa Bomba dan perkhidmatan separa perubatan.
   
  SPA akan mengeluarkan surat panggilan dalam masa 3 hingga 4 minggu sebelum ujian dilaksanakan. Skop ujian, sama ada bertulis atau amali adalah meliputi pengetahuan, bakat, psikologi/sahsiah, kecekapan mental dan fizikal. Bagi perkhidmatan PTD, terdapat satu lagi peringkat ujian iaitu PTD Assessment Centre. Sukatan ujian yang dikendalikan oleh SPA serta keputusannya boleh didapati dalam Portal SPA di alamat http://www.spa.gov.my.
   
Temu Duga
   
  Calon yang melepasi tapisan akan dipanggil temu duga. Selain daripada Kuala Lumpur dan Putrajaya, SPA akan menetapkan tempat temu duga di semua ibu negeri di Semenanjung dan beberapa tempat di Sabah dan Sarawak. Seberapa yang boleh, calon akan dipanggil temu duga di pusat temu duga pilihan atau yang berhampiran dengan alamat mereka. Ahli Suruhanjaya akan bertindak sebagai Pengerusi Lembaga Temu Duga (LTD) dan dibantu oleh sekurang-kurangnya seorang Wakil Kementerian/Jabatan/SUK Negeri yang terlibat dengan jawatan yang ditemu duga. Contohnya untuk jawatan Jurutera Gred J41 (Awam), wakil daripada kementerian hendaklah terdiri daripada pegawai dalam skim perkhidmatan Jurutera dalam bidang Kejuruteraan Awam dan gred hakiki pegawai berkenaan mestilah sekurang-kurangnya satu gred lebih tinggi dari jawatan yang ditemu duga.
   
Kertas Suruhanjaya/Tawaran
   
  Pengerusi LTD akan menyediakan laporan temu duga dan menyerahkannya kepada Urus Setia sekurang-kurangnya 3 hari selepas temu duga berakhir. Berasaskan laporan ini Urus Setia akan menyediakan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya untuk dibentangkan di dalam mesyuarat Suruhanjaya yang kebiasaannya diadakan pada setiap hari Isnin. Semakan secara terperinci akan dilakukan bagi memastikan semua dokumen yang diperlukan telah dikemukakan oleh calon semasa temu duga. Selain itu, semakan untuk nilai taraf yang diiktiraf oleh Kerajaan untuk tujuan lantikan ke perkhidmatan awam juga dijalankan. Sekiranya calon memiliki kelayakan yang belum diiktiraf oleh Kerajaan, calon tidak akan ditawarkan pelantikan sehingga pengiktirafan diberikan. Dalam masa 7 hari daripada tarikh mesyuarat Suruhanjaya, surat tawaran akan dikeluarkan dan keputusan temu duga ini juga boleh diperolehi daripada laman web SPA. Satu salinan asal surat tawaran akan dihantar terus kepada calon manakala satu salinan akan dihantar kepada Kementerian/Jabatan/SUK Negeri yang terlibat untuk tujuan penempatan.
   
 
 
line