1. PENDAHULUAN

1.1 Suruhanjaya mula komited untuk menjalankan proses kerja mengikut MS ISO 9002 pada 5 Mac 1996. Setelah dokumen-dokumen MS ISO 9002 Urusan Pengambilan diluluskan MAMPU, SPA mula melaksanakannya pada 15 Jun 1998. Proses Urusan Pengambilan diluluskan oleh Panel Memajukan Pentadbiran Awam pada 9 Februari 1999.

1.2 Skop Pelaksanaan ialah urusan perlantikan anggota Perkhidmatan Awam di bawah bidangkuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA) dan pemilihan Pelatih Separa Perubatan oleh Urus Setia SPA.

2. LATAR BELAKANG PROSES URUSAN PENGAMBILAN YANG DIPERSIJILKAN

Urusan Pengambilan yang dijalankan oleh SPA adalah mengikut Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM) yang diuruskan secara berkomputer sepenuhnya. SMSM adalah sistem pendaftaran permohonan calon secara berterusan di mana maklumat calon akan direkod di dalam Bank Data Berkomputer. Mengikut sistem ini, calon boleh mengemukakan borang permohonan pada bila-bila masa kerana SMSM tidak mensyaratkan tarikh tutup permohonan. Calon-calon yang telah memohon akan didaftarkan dalam Bank Data Berkomputer dan dikemaskini dari semasa ke semasa.

Suruhanjaya akan mengeluarkan surat akuan terima permohonan dengan memaklumkan bahawa tempoh sah laku permohonan ialah selama setahun dari tarikh surat Suruhanjaya.

Urusan Pengambilan bermula apabila SPA mengeluarkan ‘Call Letter' pada akhir tahun kepada Kementerian/Jabatan memberitahu tatacara pengambilan dan menyertakan Borang SPA.PG untuk digunakan apabila memohon pengisian jawatan. Apabila ada permohonan pengisian jawatan dari Kementerian/Jabatan, SPA akan menyenaraikan nama-nama calon yang bersesuaian dengan kelayakan dan profail jawatan yang hendak diisi. Berasaskan nama-nama calon tersebut, Penyata Lembaga Permulaan (PLP) akan disediakan. Calon-calon yang disenaraikan dalam PLP akan dipanggil temu duga dan mereka yang berjaya akan dipilih untuk lantikan dan simpanan.

Jawatan-jawatan yang disyaratkan peperiksaan khas atau pemeriksaan fizikal akan melalui proses tapisan iaitu calon akan menduduki peperiksaan khas atau pemeriksaan fizikal sebelum dipanggil temu duga. Calon-calon yang lulus tapisan ini sahaja akan dipanggil temu duga.

3. FAEDAH-FAEDAH DARIPADA PELAKSANAAN MS ISO 9002 DI SPA

3.1 Mempercepatkan Urusan Perlantikan

Pelaksanaan MS ISO 9002 telah mempercepatkan Urusan Perlantikan ke Perkhidmatan Awam. Purata masa yang diambil untuk menyelesaikan urusan perlantikan ialah 6.2 minggu berbanding norma masa yang ditetapkan dalam Piagam Pelanggan selama 8 minggu. Prosedur kerja yang didokumenkan diikuti sepenuhnya untuk mempastikan objektif kualiti dapat dicapai. Walau bagaimanapun kadang-kadang terdapat kelewatan berlaku, tetapi kelewatan ini tidak dapat dielakkan kerana faktor-faktor di luar kawalan seperti kekurangan Lembaga Temu duga untuk menjalani temu duga, bencana alam dan tiada calon yang layak.

3.2 Penambahbaikan

3.2.1 Perkhidmatan Kepada Pelanggan

(a) Dalam urusan pengambilan, perkhidmatan yang diberi kepada Kementerian/Jabatan ialah membekal calon-calon yang telah dilantik atau dipilih bagi tujuan pengisian kekosongan jawatan dan mengikuti latihan separa perubatan. Dengan terlaksananya MS ISO 9002 di SPA menyebabkan Kementerian/Jabatan merasakan perkhidmatan yang diberi oleh SPA adalah lebih baik. Sebarang masalah yang dihadapi oleh Kementerian/Jabatan diselesaikan melalui saluran tertentu seperti mesyuarat yang membincangkan aduan pelanggan, Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dan lain-lain.

(b) Dengan adanya sistem kualiti berasaskan MS ISO 9002, SPA dapat memahami keperluan Kementerian/Jabatan dengan jelas dan boleh merancang untuk memenuhi keperluan tersebut.

3.2.2 Masa Pemberian Perkhidmatan Kepada Pelanggan Setelah SPA melaksanakan MS ISO 9002 didapati masa yang digunakan untuk memberi perkhidmatan kepada pelanggan adalah lebih cepat. Kecekapan timbul kerana anggota pelaksana sentiasa cuba memenuhi piagam pelanggan dan akur kepada janji-janji yang dibuat.

3.3 Cara Kerja

3.3.1 Sistem Kualiti yang diamalkan oleh SPA telah mewujudkan cara kerja yang konsisten dan menepati prinsip ‘betul pertama kali dan setiap kali' (right first time and every time). Kerja-kerja yang dijalankan tertakluk kepada
peraturan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu semua kerja dapat dijalankan dengan teratur dan meyakinkan.

3.3.2 Pegawai dan kakitangan merasakan kerja-kerja dijalankan lebih mudah dan mengembirakan.

3.4 Hubungan antara Unit/Bahagian

3.4.1 Pelaksanaan sistem kualiti ini telah melahirkan perhubungan yang erat antara anggota di Unit dan Bahagian di SPA. Ini timbul kerana perhubungan kerja antara anggota lebih jelas dan segala masalah yang timbul akan dibincangkan bersama.

3.4.2 Komitmen pihak pengurusan menggerakkan sistem kualiti supaya berjalan dengan baik menyebabkan arahan sentiasa dikeluarkan agar semua anggota SPA sentiasa bekerjasama dalam menjalankan sistem kualiti.

3.5 Hubungan antara SPA dengan Syarikat Pembekal

3.5.1 SPA dapat memilih syarikat pembekal yang lebih baik perkhidmatannya melalui prosedur yang digunakan.

3.5.2 Syarikat Pembekal dikawal selia dalam menjalankan kerja dan pembekalan barang-barang. Dengan ini syarikat pembekal lebih berhati-hati dan sentiasa memberi perkhidmatan yang bermutu.

3.6 Proses Membuat Keputusan oleh Pengurusan

3.6.1 Dengan terlaksananya MS ISO 9002, pihak pengurusan boleh membuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting daripada audit dalaman, maklum balas pelanggan dan semakan pengurusan. Dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan, segala kemajuan atau masalah yang dihadapi dibentangkan. Perbincangan akan dibuat secara terbuka dan keputusan akan dicapai dengan baik dan cepat.

3.6.2 Hubungan antara pekerja dengan pihak pengurusan lebih rapat bagi melahirkan mutu kerja yang baik.

3.7 Penjimatan Kewangan

SPA yang melaksanakan MS ISO 9002 mempunyai suatu program jaminan kualiti yang formal dan terancang. Ianya melibatkan aktiviti bagi mengurangkan pembaziran dan menjadi asas kepada penambahbaikan kualiti.

3.8 Penyimpanan Rekod

Sistem kualiti mengikut MS ISO 9002 ini memberi pengajaran kepada SPA supaya mementingkan penyimpanan rekod kualiti bagi membuktikan tindakan yang dirancang telah dilaksanakan. Rekod kualiti amat penting kerana ia menentukan sesuatu proses kerja dilaksanakan dengan baik atau sebaliknya. Sistem penyimpanan dan pelupusan rekod kualiti SPA dikenalpasti dan diperkemaskan.

3.9 Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan

Pelaksanaan sistem kualiti ini menekankan kepada sistem kerja yang sistematik dan berasaskan kepada dasar dan prosedur yang didokumenkan. Pelaksanaan ini akan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan yang berterusan. MS ISO 9002 mengandungi unsur-unsur yang operasinya mempunyai kesan yang tinggi terhadap kualiti keluaran yang dihasilkan.

3.10 Pencegahan

Satu daripada prinsip penting dalam MS ISO 9002 ialah memberi penekanan kepada pencegahan dan bukan mengatasi masalah setelah ianya berlaku. Prinsip ini menyebabkan SPA sentiasa mencari jalan untuk mengelak dan mencegah daripada sesuatu masalah itu berlaku. Pada keseluruhannya pelaksanaan MS ISO 9002 di SPA telah menetapkan arah tujuan dan target yang tepat bagi memuaskan hati pelanggan-pelanggan SPA.

4. PENGALAMAN-PENGALAMAN SPA DALAM MELAKSANAKAN MS ISO 9002.

4.1 Pada peringkat awal SPA menghadapi kesukaran menyediakan dokumen MS ISO seperti Manual Kualiti, Prosedur Kerja, Arahan Kerja dan Format atau Borang Sokongan. Kesukaran ini timbul kerana kurangnya pemahaman untuk menulis dokumen secara yang standard sebagaimana yang diperlukan. Ini dapat diatasi setelah latihan yang diadakan dengan bantuan konsultan daripada SIRIM dan MAMPU.

4.2 Kurangnya Pemahaman Anggota SPA Mengenai MS ISO 9002. Pemahaman yang kurang ini menyebabkan pelaksanaan lambat dan sentiasa tertangguh. Setelah latihan diberi dan anggota mula memahami apa itu MS ISO 9002 barulah ianya dapat dilaksanakan dengan licin.

4.3 ‘Paper Less'

Konsep ‘Paper Less' sukar dilaksanakan diperingkat awal penyediaan dokumen. SPA mempunyai Pasukan Kerja yang melibatkan ramai anggota, jadi banyak dokumen disediakan untuk disemak dan dipinda. Ini menyebabkan banyak kertas digunakan. Walau bagaimanapun setelah MS ISO 9002 dilaksanakan masalah ini tidak timbul lagi.

4.4 Tempoh Menyediakan Dokumen

Pengalaman menyiapkan dokumen yang mengambil masa yang panjang, telah menyebabkan anggota SPA mendapat banyak pengajaran dan pengetahuan tentang MS ISO 9002. Ini memudahkan lagi pelaksanaan dibuat kerana ianya lebih difahami.