OBJEKTIF

Memberi khidmat sokongan kepada Suruhanjaya dalam urusan pengambilan anggota-anggota Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 ke dalam Perkhidmatan Awam di bawah bidang kuasanya supaya kemas, teratur dan pantas.

TUGAS

• Bertanggungjawab untuk menguruskan semua urusan pelantikan bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 (Kumpulan B di bawah JKK) bagi memenuhi salah satu fungsi SPA berdasarkan Perkara 144 (1) Perlembagaan Persekutuan.

FUNGSI

• Menguruskan pengisian kekosongan jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan ke dalam Perkhidmatan Awam Am Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Negeri-negeri Pulau Pinang, Melaka, Perlis dan Negeri Sembilan.

PIAGAM PELANGGAN

• Kami pegawai dan kakitangan Bahagian Pengambilan, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam berjanji akan memberi perkhidmatan yang cekap menguruskan pengambilan bermula daripada peringkat surat permohonan Kementerian/Jabatan diterima dengan lengkap sehingga tawaran dikeluarkan kepada Kementerian/Jabatan dalam tempoh 8 minggu.

DASAR PENGAMBILAN

Dasar pengambilan mempunyai peluang yang sama untuk dipertimbangkan dalam sesuatu urusan pengambilan tanpa mengira bangsa, agama, negeri kelahiran, jantina atau institusi pengajian selaras dengan Piagam Pelanggan SPA iaitu:

" Kami adalah bertanggungjawab untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan memuaskan pelanggan serta layanan yang adil dan saksama "

Calon yang memiliki kelayakan akademik yang cemerlang; memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan; melepasi syarat tapisan dan menunjukkan prestasi yang memuaskan dalam temu duga, mempunyai peluang yang cerah untuk dipilih. Di samping itu, Suruhanjaya juga memberikan sedikit kelonggaran dari segi syarat tapisan kepada pemohon tertentu seperti Orang Kurang Upaya (OKU), penerima bantuan di bawah skim rakyat termiskin (PPRT) dan masyarakat Orang Asli.

Setiap Ahli Suruhanjaya mempunyai integriti yang tinggi kerana mereka dilantik oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atas nasihat Y.A.B. Perdana Menteri hasil rundingan dengan Majlis Raja-Raja.

SISTEM PENGAMBILAN

Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM)

Urusan pengambilan yang dilaksanakan oleh SPA kini menggunakan sistem berkomputer sepenuhnya, yang dikenali sebagai Sistem Mengambil Sepanjang Masa, atau ringkasannya SMSM. Sistem ini diperkenalkan dalam bulan Januari 1997. Di bawah SMSM, permohonan jawatan boleh dibuat pada bila-bila masa sepanjang tahun. SMSM memudahkan urusan pendaftaran permohonan, tapisan, penyenaraian calon lantikan dan simpanan, penjadualan temu duga, penentuan tempat temu duga dan tawaran jawatan. Di bawah sistem ini pemohon boleh mengemukakan permohonan dengan dua cara:

Orang ramai boleh berurusan dengan Urus Setia SPA secara online melalui alamat http://www.spa.gov.my atau menelefon talian TeleSPA nombor 600-83-7979 atau melalui sistem pesanan ringkas (SMS) di nombor 39111. Maklumat mengenai temu duga dan keputusannya boleh dicapai melalui laman web SPA dan SMS sepanjang masa.

Kedua-dua kaedah permohonan sama ada secara online ataupun secara manual (menggunakan borang SPA.8) akan diberi layanan yang sama, di mana setiap permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam bank data SPA dan Surat Akuan Pendaftaran akan dihantar kepada pemohon dalam tempoh 1 minggu dari tarikh pendaftaran. Walau bagaimanapun, SPA menggalakkan permohonan dibuat secara online kerana ianya percuma dan lebih mudah diuruskan.

Memohon Melalui Borang SPA.8

Di dalam pakej Borang SPA.8 mengandungi dokumen berikut:

Pakej tersebut boleh dibeli dengan harga RM5.00 melalui bayaran pos di kaunter jualan lokasi berikut:

IKLAN

Kekosongan jawatan di bawah bidang kuasa SPA tidak lagi diiklankan di akhbar seperti yang dilakukan sebelum SMSM dikuatkuasakan. Walau bagaimanapun, SPA menyiarkan iklan di akhbar pada awal dan akhir tahun yang bertujuan memaklumkan kepada bakal pemohon mengenai jawatan-jawatan di bawah bidang kuasa SPA yang boleh dipohon.

SPA akan memulakan urusan pengambilan bagi sesuatu jawatan sebaik sahaja menerima permohonan dari Kementerian/Jabatan yang berkenaan untuk mengisi jawatan tersebut. Kementerian/Jabatan akan memaklumkan kepada SPA bilangan jawatan yang hendak diisi serta maklumat lain seperti jumlah kekosongan yang dijangka wujud dalam tempoh terdekat, senarai tugas jawatan, diskripsi tugas, bidang pengkhususan yang diperlukan dan sebagainya melalui borang PGSPA.

PENDAFTARAN

Pemohon dibenarkan memohon tidak lebih daripada 10 jawatan berdasarkan kelayakan dan minat mereka. Permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam bank data SPA. Tempoh sah laku setiap pendaftaran ialah 1 tahun. Sekiranya pemohon masih tidak ditawarkan sebarang jawatan dalam tempoh setahun dari tarikh Surat Akuan Pendaftaran, mereka perlu memperbaharui pendaftaran sekiranya masih berminat.

Berdasarkan permohonan yang dikemukakan oleh Kementerian/Jabatan, SPA akan memulakan urusan pengambilan dengan menyemak pemohon yang memohon jawatan berkenaan yang pendaftarannya masih sah. Contohnya, jika SPA menerima permintaan untuk mengisi kekosongan pada 1 September 2005, hanya pemohon yang telah berdaftar dengan SPA dalam tempoh 1 September 2004 hingga 31 Ogos 2005 sahaja akan dipertimbangkan. Oleh itu, pemohon dinasihatkan supaya memastikan pendaftaran mereka sentiasa sah/aktif.

TAPISAN

Keperluan Tapisan

Tapisan dilakukan sekiranya jumlah permohonan yang dijana dari bank data SPA jauh melebihi jumlah jawatan kekosongan yang hendak diisi. Oleh itu tapisan akan dibuat hinggalah jumlah calon yang sesuai untuk dipanggil temu duga diperolehi. Jumlah calon temu duga biasanya ditentukan berdasarkan nisbah antara 7 hingga 8 calon bagi setiap satu kekosongan jawatan.

Asas Tapisan

Antara asas tapisan yang biasa digunakan ialah bidang pengajian dan pengkhususan, kelayakan akademik, CGPA atau kelas kelayakan, serta ujian dan keperluan yang dinyatakan secara khusus oleh Kementerian/Jabatan yang memohon pengisian sesuatu jawatan itu.

Ujian

Ujian merupakan salah satu kaedah tapisan. Setakat ini beberapa skim perkhidmatan telah pun menggunakan ujian sebagai salah satu kaedah tapisan. Perkhidmatan yang dimaksudkan ialah Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD), jawatan bakat seperti Artis Budaya, Penerbit Rancangan, Pegawai Kebudayaan, Ahli Muzik, Ahli Fotografi dan Pereka, Guru Bahasa (Bahasa Cina), Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan), perkhidmatan keselamatan dan pertahanan, pentadbiran dan sokongan seperti Pegawai Kesatria, Pegawai Keselamatan, Pegawai Penguatkuasa, Penguasa Penjara, Penguasa Bomba dan perkhidmatan separa perubatan.

SPA akan mengeluarkan surat panggilan dalam masa 3 hingga 4 minggu sebelum ujian dilaksanakan. Skop ujian, sama ada bertulis atau amali adalah meliputi pengetahuan, bakat, psikologi/sahsiah, kecekapan mental dan fizikal. Bagi perkhidmatan PTD, terdapat satu lagi peringkat ujian iaitu PTD Assessment Centre. Sukatan ujian yang dikendalikan oleh SPA serta keputusannya boleh di dapati dalam Laman Web SPA di alamat http://www.spa.gov.my.