SIRI 9 - KESILAPAN
LAZIM DALAM URUSAN TINDAKAN TATATERTIB
Salah satu fungsi
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA) ialah bertindak sebagai Pihak
Berkuasa Rayuan Tatatertib bagi pegawai yang tidak berpuas hati terhadap
tindakan tatatertib yang dikenakan oleh Lembaga Tatatertib Jabatan (LTJ)
terhadap mereka. Pegawai yang dimaksudkan ialah mereka yang berada dalam
perkhidmatan Awam Am Persekutuan, perkhidmatan bersama serta perkhidmatan awam
Negeri Pulau Pinang, Melaka, Negeri Sembilan dan Perlis.
Semasa menimbangkan rayuan
tatatertib, SPA mendapati sebahagian daripada tindakan tatatertib yang telah
diputuskan oleh LTJ adalah tidak teratur atau mengandungi kesilapan teknikal
yang serius.
Sebagai salah satu usaha SPA
mengurangkan berlakunya kesilapan tersebut berikut disenaraikan (Jadual 1)
kesilapan lazim yang dilakukan oleh LTJ untuk dijadikan iktibar dan panduan aar
kesilapan yang sama tidak berulang.
Melalui panduan ini juga ia
akan dapat membanti pihak yang berkenaan khususnya pegawai/urusetia yang
terlibat secara langsung di dalam urusan tindakan tatatertib ke arah mewujudkan
pengurusan tatatertib yang lebih cekap dan berkesan.
Jadual 1 : Kesilapan dan
Pembetulan
1. Surat Rayuan Lewat
dan Salah Alamat:
KESILAPAN
PEMBETULAN
Banyak rayuan tatatertib lewat dikemukakan
dan dialamatkan kepada Ketua Jabatan aau Pengerusi LTJ.
Peraturan
15(1) & 15(2) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan
Awam 1993 mengkehendaki pegawai mengemukakan rayuan dalam tempoh 14 hari
dari tarikh keputusan disampaikan dan Ketua Jabatan pula perlu
mengedarkannya kepada LTJ dalam tempoh 30 hari dari tarikh rayuan
diterima. Pegawai hendaklah mengalamatkan rayuan mereka kepada Pengerusi
Lembaga Rayuan Tatatertib Perkhidmatan Awam, iaitu SPA melalui Ketua
Jabatan masing-masing. Dari segi undang-undang SPA tidak perlu menimbang
rayuan yang lewat diterima dan tidak dialamatkan kepadanya kerana rayuan
itu dianggap tidak wujud.
2.
Kesalahan Menggunakan Peraturan:
Ada LTJ yang mengambil tindakan tatatertib
menggunakan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993 (Pindaan 2002)
Nama
peraturan yang dimaksudkan itu tidak wujud. Yang ada ialah
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 yang
mana di dalamnya telah termasuk pindaan yang telah diluluskan dalam
tahun 2002. Perlu diingatkan bahawa apa yang berlaku dalam tahun 2002
ialah pindaan terhadap peraturan tahun 1993 sahaja, dan bukannya
penggubalan satu peraturan yang baru bagi menggantikan Peraturan 1993.
3. Ulasan
Ketua Jabatan Terhadap Rayuan:
Ketua Jabatan tidak memberikan sebarang
ulasan terhadap rayuan pegawai. Ini bercanggah dengan kehendak Peraturan
15(2) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam
1993.
Ulasan
Ketua Jabatan penting kerana ia dapat memudahkan Lembaga Rayuan
Tatatertib membuat pertimbangan. Ulasan yang dimaksudkan termasuklah
kenyataan 'Tiada ulasan'. Ketua Jabatan wajar memberi ulasan terhadap
rayuan pegawai terutama mengenai kenyataan yang membabitkan jabatan dan
pegawai lain. Misalnya pegawai mendakwa telah memohon cuti rehat pada
salah satu tarikh yang beliau dituduh tidak hadir bertugas tetapi tidak
diluluskan oleh ketuanya. Jika dakwaan ini tidak diulas, keputusan boleh
memihak kepada pegawai.
4. LTJ
Tidak Memberikan Alasan Keputusannya:
Kebanyakan LTJ tidak menyatakan alasan
yang telah digunakan semasa mencapai keputusannya. Apabila pegawai
membuat rayuan, Pengerusi LTJ memberikan ulasan, dan bukannya
alasan penghakiman LTJ seperti yang dikehendaki oleh peraturan 15(3)
dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993.
Menurut
peraturan 15(3) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib
Perkhidmatan Awam 1993, yang perlu disertakan bersama-sama dengan rayuan
pegawai ialah alasan penghakiman yang telah digunakan oleh LTJ.
Jika alasan tersebut dicatatkan dalam minit mensyuaratnya, LTJ tidak
perlu memberikan ulasan tambahan. Ingat: yang diperlukan ialah
alasan LTJ, dan bukannya ulasan Pengerusi LTJ.
5. Ulasan
Tidak Dibuat Oleh Ketua Jabatan:
Ada ulasan terhadap sesuatu rayuan
tatatertib dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang bukan Ketua
Jabatan pegawai.
Peraturan
15(2) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam
1993 memberi tanggungjawab kepada Ketua Jabatan untuk mengulas rayuan
pegawai (jika ada), dan bukannya pegawai yang lain. Takrif 'Ketua
Jabatan' yang diberikan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan
dan Tatatertib) 1993 amat luas untuk memudahkan jabatan mendapatkan
pegawai yang sesuai untuk melaksanakan tanggungjawab ini. Tindakan
meminta pegawai yang menganggotai LTJ memainkan peranan sebagai Ketua
Jabatan kepada pegawai yang dituduh hendaklah dielakkan.
6. Ulasan
Yang Tidak Relevan:
Kadangkala Ketua Jabatan dan/atau
Pengerusi LTJ memasukkan ulasan yang tidak ada kaitan dengan pertuduhan
yang dikenakan kepada pegawai.
Misalnya,
Ketua Jabatan atau Pengerusi LTJ mengungkit kesalahan pegawai yang lepas
yang telah pun diambil tindakan. Mereka diingatkan supaya mengelak
daripada memasukkan kenyataan yang tidak relevan dan yang boleh
menimbulkan prejudis atau bias terhadap
pegawai yang dituduh. Tindakan ini juga boleh menyebabkan pegawai
dibebaskan jika mereka membuat rayuan ke mahkamah.
7.
Pertuduhan Yan Tidak Tepat:
Ada LTJ yang mengenakan tuduhan yang tidak
tepat. Misalnya tuduhan yang dikenakan ialah untuk tindakan surcaj
tetapi pegawai dikenakan hukuman amaran, sedangkan dalam surat
pertuduhan tidak ada dinyatakan pegawai akan dikenakan tindakan
tatatertib.
Tindakan
tatatertib yang diambil ke atas pegawai hendaklah jelas dan spesifik.
Jika LTJ bercadang untuk mengenakan juga hukuman tatatertib di samping
tindakan surcaj, perkara itu hendaklah dinyatakan dalam surat pertuduhan
supaya pegawai boleh membela diri.
8.
Pertuduhan Yang Kabur:
Pertuduhan yang dikenakan kepada pegawai
kabur sehingga menyulitkan mereka untuk mempertahankan diri dan
melemahkan peluang Kerajaan untuk menang jika kes tersebut dicabar di
mahkamah.
Setiap
pertuduhan perlu jelas, terperinci dan spesifik. Tuduhan perlu
menyatakan sekurang-kurangnya jenis kesalahan serta tarikh, masa dan
tempat kesalahan tersebut dilakukan. Misalnya, jika pegawai dituduh
memberi isyarat lucah, perlu dijelaskan bagaimanakah isyarat itu telah
ditunjukkan; bila ianya dilakukan; dan di mana. Lebih baik lagi jika
dinyatakan sekali saksi yang boleh mengesahkan dakwaan itu.
9. Hukuman
Yang Tidak Tepat:
Ada LTJ yang menjatuhkan hukuman yang
berbeza dengan hukuman yang ditetapkan dalam peraturan 38,
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
Terdapat
kes di mana pegawai dijatuhi hukuman menggantikan hari yang mereka tidak
hadir bertugas dengant ugas lebih masa; atau diminta mengganti kerugian
akibat kerosakan harta jabatan sebagai denda. Setiap hukuman yang hendak
dijatuhkan hendaklah selaras dengan peraturan 38, Peraturan-Peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Jika pegawai hendak
dikenakan hukuman denda, gunakan peraturan 38(b) dan 39(2), (3), (4),
(5) dan (6) dalam Peraturan itu, iaitu tidak lebih 7 hari emolumen.
Denda dalam bentuk yang lain, jika perlu, hendaklah diuruskan mengikut
prosedur yang lain.
10.
Hukuman Yang Tidak Setimpal:
Hukuman yang dikenakan tidak setimpal
dengan kesalahan yang mereka lakukan, iaitu sama ada hukumannya terlalu
berat bagi kesalahan yang ringan, atau kesalahannya berat tetapi
hukumannya ringan.
Terdapat
pegawai yang telah dijatuhi hukuman buang kerja kerana didapati bersalah
menukarkan cek kerajaan milik pegawai di jabatannya dengan wang tunai,
sedangkan perkara itu pernah menjadi amalan di jabatan beliau tidak lama
sebelum beliau dituduh. Tidak dinafikan perbuatan itu salah, tetapi
ianya tidak menyebabkan sebarang kerugian wang kepada Kerajaan. Ada pula
pegawai yang melakukan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau
tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah berbulan-bulan atau
bertahun lamanya tetapi hanya dikenakan hukuman 'lucut hak emolumen'.
Hukuman yang dijatuhkan, terutama buang kerja ataupun turun pangkat,
mestilah setimpal dengan kesalahan yang dilakukan oleh pegawai. Ini
penting kerana mahkamah kini telah mula menunjukkan kecenderungan
mempersoalkan kemunasabahan hukuman yang dijatuhkan oleh LTJ.
11. Hanya
Dikenakan Tindakan Potong Gaji:
Pegawai yang melakukan kesalahan tidak
hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran terlebih dahulu atau
tanpa sebab yang munasabah biasanya hanya dikehendaki memulangkan gaji
bagi hari yang mereka tidah hadir bertugas itu. Tiada sebarang tindakan
tatatertib diambil selepas itu kerana Ketua Jabatan beranggapan tindakan
memotong gaji itu sudah memadai.
Jika
terbukti pegawai telah tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran
atau tanpa sebab yang munasabah, maka tindakan tatatertib hendaklah
dipertimbangkan walaupun gaji mereka telah dipotong. Perlu diingat
bahawa pemotongan gaji di bawah Perintah Am 14A bab 'C' merupakan
tindakan secara pentadbiran sahaja berdasarkan kepada prinsip 'tidak
hadir bekerja maka tidak ada gaji' ('rate for the job'). Jika
pegawai disabitkan, LTJ boleh mengenakan hukuman tatatertib 'lucut hak
emolumen' bagi tarikh-tarikh pegawai tidak hadir bertugas. Walau
bagaimanapun pelaksanaan hukuman itu tidak boleh dibuat lagi sekali.
12.
Keputusan Yang Berbeza:
Keputusan yang disampaikan kepada pegawai
berbeza dengan keputusan Mesyuarat LTJ.
Ada
kalanya keputusan yang dicatatkan dalam minit mesyuarat LTJ berbeza
dengan keputusan yang disampaikan kepada pegawai. LTJ hendaklah
mempastikan keputusan yang disampaikan kepada pegawai sama dengan
keputusan yang tercatat dalam minit mesyuaratnya. Tidak boleh dimasukkan
sebarang tokok-tambah sama ada dalam surat keputusan tatatertib atau
dalam minit mesyuarat.
13. Surat
Keputusan LTJ Tidak Ditandatangani Oleh Pengerusinya Atau Ahli Bagi
Pihak Pengerusi:
Surat keputusan LTJ ditandatangani oleh
pegawai lain.
Mengikut
Peraturan 53, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993, mengkehendaki semua surat-menyurat antara Pihak Berkuasa
Tatatertib dengan pegawai yang dituduh hendaklah ditandatangani oleh
Pengerusi atau oleh mana-mana ahli bagi pihak Pengerusi.
14.
Bilangan Pertuduhan Dalam Surat Pertuduhan Dan Dalam Minit Mesyuarat LTJ
Berbeza:
Terdapat keputusan LTJ menyatakan hukuman
yang dikenakan ialah bagi 2 pertuduhan, tetapi dalam surat pertuduhan
pegawai hanya dihadapkan dengan satu pertuduhan sahaja.
Contohnya, dalam surat pertuduhan pegawai
dituduh dengan satu pertuduhan sahaja, iaitu kesalahan tidak hadir
bertugas, tetapi dalam surat keputusan LTJ, pegawai dikenakan hukuman
buang kerja atas 2 pertuduhan.
LTJ
hendaklah mempastikan hukuman yang diputuskan adalah konsisten dengan
pertuduhan yang dihadapkan kepada pegawai. Jika pegawai dihadapkan
dengan satu pertuduhan maka LTJ hendaklah menimbangkan kes tersebut
berdasarkan kepada satu pertuduhan itu sahaja. LTJ tidak boleh mengambil
kira pertuduhan lain yang tidak termasuk dalam surat pertuduhan
tersebut. Penambahan sebarang pertuduhan lain dalam surat keputusan akan
menjejaskan hak pegawai membela diri.
15.
Keputusan Yang Aneh:
Terdapat kes pegawai dipanggil bertugas
semula setelah tidak hadir bertugas selama setahun. Selepas mereka
bertugas semula, tindakan tatatertib pun dimulakan dan pegawai akhirnya
dikenakan tindakan buang kerja. Dalam rayuannya pegawai melahirkan rasa
hairan mengapa dia dibuang kerja sedangkan Ketua Jabatan telah memanggil
beliau bertugas semula?
Tindakan
mengarahkan pegawai bertugas semula perlu dilakukan di peringkat awal
mereka tidak hadir bertugas. Sama ada pegawai kembali bertugas atau pun
tidak, proses tindakan tatatertib perlu diteruskan bagi tarikh yang
mereka telah tidak hadir bertugas itu. Tindakan mengarahkan pegawai
bertugas semula setelah sekian lama tidak bertugas akan menimbulkan
anggapan bahawa kesalahan mereka telah dimaafkan. Hukuman yang
dijatuhkan setelah pegawai bertugas semula, terutama hukuman buang
kerja, akan kelihatan pelik kepada mereka yang tidak memahami prosedur
tatatertib.
16.
Tanggungjawab Ketua Jabatan:
Dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993 yang telah dipinda dan dikuatkuasakan
pada 20 Jun 2002, peruntukan mengenai tanggungjawab Ketua Jabatan dalam
urusan tatatertib telah diletakkan di bahagian awal, iaitu Peraturan 3C.
Ini sebagai usaha hendak memberikan penekanan akan betapa pentingnya
peranan mereka.
Tahap
kesedaran Ketua Jabatan mengenai tanggungjawab mereka menguatkuasakan
peraturan tatatertib di agensi masing-masing masih boleh
dipertingkatkan. Integriti seseorang Ketua Jabatan itu dan agensi mereka
sudah pasti akan dipertikai dan diperlekehkan oleh pegawai bawahannya
jika mereka tidak melihat bukti bahawa ketua mereka bersungguh-sungguh
dalam mematuhi Peraturan 3C, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan
dan Tatatertib) 1993.
17.
Kesalahan Menggunakan Peraturan 36 dan 37:
Masih terdapat LTJ yang menggunakan
peraturan yang tidak tepat dalam menentukan jenis kesalahan atau tujuan
tindakan tatatertib.
Jenis
atau tujuan tindakan tatatertib yang dinayatakn di dalam surat
pertuduhan hendaklah selaras dengan bidang kuasa LTJ, iaitu mengikut
jenis hukuman tatatertib yang dicadang hendak dikenakan kepada pegawai,
sama ada dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 37)
atau bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 36).
18.
Kesilapan Tarikh Surat Pertuduhan:
Terdapat LTJ yang mengeluarkan surat
pertuduhan pada tarikh yang sama dengan tarikh LTJ menjatuhkan hukuman.
Hukuman
tatatertib tidak boleh dijatuhkan pada tarikh yang sama dengan tarikh
surat pertuduhan. Jika persamaan tarikh itu bukan satu kesilapan, ini
bermakna prinsip "natural justice" dan "right to be
heard" telah tidak dipatuhi. Menurut peraturan 36(1) dan 37(2),
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, pegawai
yang dituduh diberi peluang mengemukakan representasi terhadap
pertuduhan yang dikenakan kepadanya dalam tempoh 21 hari dari tarikh
penerimaan surat pertuduhan.
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia, Aras 6 -10 , Blok C7, Kompleks C,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62520 Putrajaya. Telefon : 603
8885 6000 | Faks : 603 8888 5036
PENAFIAN Kerajaan dan
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia tidak bertanggungjawab atas
kehilangan atau kerosakan disebabkan penggunaan mana-mana maklumat yang
disediakan melalui laman web ini.
Hakcipta TerpeliharaŠ 2005 Laman Web Oleh SPA
Malaysia. Sesuai dipapar menggunakan IE versi 6.0 dan ke atas dengan
resolusi 1024 x 768.
