Permohonan untuk memasuki perkhidmatan awam persekutuan hendaklah di buat dengan mengisi Borang SPA8. Permohonan juga boleh di buat secara on-line di Portal Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia di www.spa.gov.my

Maklumat mengenai kesesuaian jawatan yang dipohon dengan kelulusan akademik terdapat di dalam buku panduan Iklan SMSM. Buku panduan ini termasuk di dalam Pakej Permohonan Borang SPA8 yang boleh di beli dengan harga RM5.00.

Sejak SMSM dilancarkan pada tahun 1997, SPA tidak lagi mengiklankan kekosongan jawatan di akhbar seperti yang biasa dilakukan sebelum ini. Walau bagaimanapun SPA ada menyiarkan iklan 2 kali setahun untuk memaklumkan atau mengingatkan bakal pemohon mengenai jawatan yang berada di bawah bidang kuasanya. Para pemohon boleh menyemak maklumat yang dimaksudkan serta perkara lain berkaitan dengannya dan mereka boleh memohon jawatan yang diminati yang sesuai dengan kelayakan yang mereka miliki. Permohonan boleh dibuat pada bila-bila masa sepanjang tahun.

Tidak perlu. Pemohon hanya dikehendaki mengisi dengan teliti dan sempurna semua maklumat yang diperlukan dalam borang permohonan. Walau bagaimanapun, dokumen yang mengandungi maklumat tersebut serta dokumen lain yang berkaitan perlu dibawa pada hari temu duga.

Sesuatu permohonan itu tidak didaftarkan mungkin disebabkan kegagalan calon mengisi borang dengan tepat mengikut panduan yang telah ditetapkan. Ini penting kerana urusan pendaftaran kini dibuat secara berkomputer sepenuhnya.

Syarat mengemukakan permohonan melalui Ketua Jabatan yang dikenakan kepada pegawai sedang berkhidmat ada dinyatakan dalam Perintah Am 17 (P.U. (A) 176/2005). Tujuannya ialah supaya Ketua Jabatan dapat menyatakan pendirian mereka sama ada menyokong atau tidak menyokong permohonan pegawai berkenaan dan menyediakan dokumen yang diperlukan seperti Laporan Penilaian Prestasi serta Kenyataan Perkhidmatan yang dikemaskini sekiranya pegawai berjaya dipanggil temu duga.

Pegawai sedang berkhidmat kini dibenarkan memohon jawatan di bawah bidang kuasa SPA melalui internet. Walau bagaimanapun sekiranya berjaya dipanggil temu duga, mereka hendaklah membawa surat daripada Ketua Jabatan sebagai bukti bahawa permohonan mereka itu telah dimaklumkan kepada mereka. Seterusnya permohonan memperbaharui pendaftaran boleh dibuat melalui surat tanpa perlu mengemukakan borang baru. Walau bagaimanapun, calon pegawai sedang berkhidmat perlu memastikan telah disahkan dalam jawatan sekarang sebelum membuat permohonan jawatan baru.

Tidak semua institusi pengajian tinggi (IPT), terutamanya institusi pengajian tinggi swasta (IPTS), sama ada di dalam atau di luar negara diiktiraf oleh Kerajaan. Oleh itu mereka yang ingin berkhidmat dengan Perkhidmatan Awam perlu memastikan IPT atau kelayakan yang mereka perolehi dari IPT berkenaan telah diiktiraf oleh Kerajaan. Senarai IPTS dan bidang pengajian yang diiktiraf ada dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Oleh itu, semakan bolehlah dibuat dengan Jabatan berkenaan atau laman web http://www.interactive.jpa.gov.my/frmmainiktiraf.asp .

Boleh, dengan syarat kelayakan yang anda miliki itu tidak melebihi satu peringkat lebih tinggi dari kelayakan yang ditetapkan untuk jawatan yang dipohon dan pemohon mempunyai kelayakan di peringkat berkenaan. Contoh: Jika anda memiliki kelayakan Diploma/STPM, anda boleh memohon jawatan yang mensyaratkan kelayakan masuk SPM. Demikian juga pemohon yang memiliki kelayakan ijazah sarjana muda di peringkat ijazah kepujian/am boleh memohon jawatan yang mensyaratkan kelulusan di peringkat Diploma atau STPM dengan syarat pemohon mempunyai kelayakan di peringkat Diploma/STPM. Walau bagaimanapun, kelayakan di peringkat matrikulasi tidak dinilai setaraf dengan kelayakan Diploma/STPM.

Calon yang telah ditawarkan jawatan tetapi menolaknya atau tidak melaporkan diri, tidak akan dipanggil temu duga bagi jawatan yang sama selama 3 tahun dan 1 tahun bagi jawatan yang lain, kecuali bagi jawatan Pegawai Perubatan, Pegawai Pergigian dan Pegawai Farmasi. Bagi jawatan yang menetapkan ujian sebagai salah satu syarat tapisan, pemohon boleh dipertimbangkan untuk dipanggil temu duga bagi jawatan yang memerlukan ujian itu dengan syarat mereka lulus ujian tersebut dan ada kelulusan khas Suruhanjaya walaupun mereka telah dilantik dan melapor diri ke jawatan yang lain.

Biasanya calon KPSL diberi peluang hadir temu duga tanpa sebarang tapisan sekiranya mereka telah memenuhi syarat minimum yang ditetapkan oleh skim perkhidmatan kecuali jika kekosongan terlalu sedikit. Pegawai sedang berkhidmat juga (iaitu selain dari calon KPSL) biasanya akan melalui proses tapisan yang sama dengan calon lantikan terus. Namun, semasa ditemu duga ketiga-tiga kumpulan pemohon ini perlu bersaing tanpa sebarang keistimewaan atau kelonggaran kerana pemilihan akan dibuat berdasarkan merit.

Golongan pemohon lain yang tidak dikenakan tapisan ialah Orang Kurang Upaya (OKU), Orang Asli, peserta Program Pembasmian Rakyat Termiskin (PPRT) / Program Kesejahteraan Rakyat (PKR), dan Penerima Bantuan Am. Mereka ini akan dipanggil temu duga tanpa sebarang tapisan sekiranya memiliki kelayakan minimum yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan atau iklan. Walau bagaimanapun semasa menghadiri temu duga mereka dikehendaki membawa dokumen yang berkaitan untuk membuktikan status mereka itu.

Tidak ada sebarang keistimewaan diberikan kepada pekerja sangkut (attachment), pegawai sementara, pegawai sambilan dan pegawai kontrak. Pertimbangan pemilihan mereka tertakluk kepada prosedur dan peraturan yang sama seperti yang dikenakan kepada pemohon lantikan terus. Ini bermakna mereka tidak dilantik tetap secara automatik walaupun terdapat kekosongan jawatan yang mereka pohon.

Pemohon dari kalangan pemegang biasiswa Kerajaan juga tidak diberi sebarang keistimewaan. Mereka tertakluk kepada prosedur yang sama seperti yang terpakai kepada calon lantikan terus yang lain dan pertimbangan pemilihan mereka bergantung kepada merit.

Semua permohonan yang telah berdaftar dengan SPA akan di panggil temu duga sekiranya:

Ada pelbagai sebab mengapa seseorang pemohon itu tidak dipanggil temu duga walaupun telah lama mendaftar dengan SPA seperti:

Jawatan yang dipohon itu tidak ada yang kosong, atau jika kosong sekali pun Kementerian atau Jabatan di mana kekosongan itu wujud tidak meminta SPA membuat pengisian atas pelbagai sebab; atau/dan

Keputusan temu duga, iaitu sama ada berjaya dipilih sebagai calon lantikan, simpanan ataupun gagal, akan disampaikan kepada anda melalui pos. Anda juga boleh menyemaknya melalui laman web SPA di alamat http://www.spa.gov.my atau telefon talian TeleSPA di nombor 600-83-7979 atau melalui sms di nombor 39111.

Boleh, sekiranya anda mempunyai alasan yang kukuh dan sebab yang munasabah. Pertukaran tarikh dan tempat temu duga, terutama yang melibatkan pusat temu duga di Sabah dan Sarawak, elok dipohon awal dengan menulis kepada Urus Setia SPA untuk mengelak sebarang kesulitan dengan menyertakan nama, no. kad pengenalan, no. telefon, jawatan, tarikh dan tempat temu duga asal, tarikh dan tempat temu duga baru dan alasan kenapa ingin bertukar.

Calon tidak akan dikenakan sebarang tindakan. Namun demikian sekiranya calon telah ditawarkan untuk sesuatu jawatan, tetapi calon menolak, akan disenaraihitamkan selama 3 tahun untuk jawatan yang sama dan 1 tahun untuk jawatan yang lain.

Tempoh sah laku sesuatu pendaftaran ialah setahun. Jika tempoh ini telah luput, pemohon boleh memperbaharuinya dengan membuat pendaftaran semula. Ramai pemohon telah terlepas peluang untuk dipertimbangkan dalam sesuatu urusan pengambilan disebabkan tempoh sah laku pendaftaran mereka telah luput dan tidak diperbaharui semasa urusan pengambilan dijalankan. Pemohon juga dikehendaki memperbaharui pendaftaran sekiranya mereka ingin menukar jawatan yang dipohon. Pemohon tidak perlu menunggu sehingga tamat tempoh setahun bagi berbuat demikian. Bagi calon KPSL, pembaharuan pendaftaran boleh dibuat dengan menghantar surat makluman tanpa perlu mengemukakan permohonan baru.