KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA
MALAYSIA
 
SURAT PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
BILANGAN 1 TAHUN 2002 

GARIS PANDUAN PENETAPAN TARIKH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN ANGGOTA KENAIKAN
PANGKAT SECARA LANTIKAN DAN LANTIKAN ANGGOTA SEDANG BERKHIDMAT

Bil. Fail: SPA.S(K)004/(37)
Tarikh: Januari 2002 Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian
Ketua-Ketua Jabatan Persekutuan
Y.B. Setiausaha-Setiausaha Kerajaan Negeri
Negeri Melaka, Pulau Pinang, Perlis dan Negeri Sembilan.

1. TUJUAN

Surat Pekeliling ini bertujuan memaklumkan Kementerian/Jabatan dan pegawai-pegawai yang melaksanakan fungsi pengesahan dalam perkhidmatan di bawah Perwakilan Kuasa Suruhanjaya akan peraturan yang dilaksanakan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, Malaysia berhubung penetapan tarikh pengesahan dalam perkhidmatan bagi anggota Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) dan lantikan anggota sedang berkhidmat.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Di bawah peraturan yang sedia ada, penetapan tarikh pengesahan dalam perkhidmatan (PDP) anggota Perkhidmatan Awam Am Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Negeri-negeri di bawah bidangkuasa Suruhanjaya yang dilantik menerusi Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) dan lantikan anggota sedang berkhidmat telah dilaksanakan seperti berikut:

(i) Anggota-anggota dalam perkhidmatan awam yang dilantik secara KPSL tidak disyaratkan tempoh percubaan. Bagaimanapun, mereka hanya boleh disahkan dalam perkhidmatan setelah berkhidmat genap satu (1) tahun dan memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan. Penetapan tarikh PDP yang digunapakai oleh Suruhanjaya adalah sehari selepas genap satu (1) tahun perkhidmatan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya Kursus Induksi mengikut mana yang terkemudian dengan syarat mendapat sokongan perakuan Ketua Jabatan;

(ii) Anggota sedang berkhidmat yang telah disahkan dalam perkhidmatan yang dilantik ke jawatan baru disyaratkan tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun. Mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan boleh disahkan dalam perkhidmatan selepas satu tahun perkhidmatan. Penetapan tarikh PDP mereka adalah sehari selepas genap satu (1) tahun atau sehari selepas lulus peperiksaan dan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya Kursus Induksi mengikut mana yang terkemudian.

2.2 Walau bagaimanapun, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia berpendapat bahawa dasar penetapan tarikh PDP anggota KPSL dan lantikan anggota sedang berkhidmat itu perlu diperkemaskan supaya merangkumi prinsip-prinsip PDP seperti berikut:

(i) Seseorang anggota akan layak disahkan dalam perkhidmatannya setelah menjalani dengan jayanya tempoh percubaan asal atau yang dilanjutkan dan telah lulus semua peperiksaan yang disyaratkan serta mendapat sokongan Ketua Jabatannya seperti Peraturan di bawah Perintah Am 35, Perintah-perintah Am Bab ‘A’ Tahun 1973;

(ii) Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk memberikan perakuan PDP bagi seseorang anggota di bawah jagaannya apabila didapati layak diperakukan seperti yang ditetapkan di bawah Perintah Am 36, Perintah-Perintah Am Bab ‘A’ Tahun 1973. Perakuan sedemikian hendaklah dihantar kepada Suruhanjaya tiga (3) bulan sebelum tamatnya tempoh percubaan pegawai;

(iii) Anggota lantikan KPSL layak disahkan dalam perkhidmatan selepas genap satu (1) tahun perkhidmatan manakala anggota lantikan pegawai sedang berkhidmat layak pula disahkan dalam perkhidmatan selepas genap satu (1) tahun tempoh percubaan. Tarikh PDP anggota KPSL dan pegawai sedang berkhidmat itu adalah pada tarikh sehari selepas genap satu tahun perkhidmatan/tempoh percubaan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya Kursus Induksi/tarikh lulus peperiksaan mengikut mana yang terkemudian;

(iv) Bagi anggota yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan atau tanpa berdenda (lantikan pegawai sedang berkhidmat) kerana tidak lulus peperiksaan atau gagal mendapat sokongan perakuan Ketua Jabatan, tarikh PDP mereka mengikut Perintah Am 37, Perintah-perintah Am Bab ‘A’ Tahun 1973 ialah pada tarikh hari pertama lulus peperiksaan atau dari tarikh mereka berjaya mendapat sokongan perakuan pengesahan dari Ketua Jabatannya mengikut mana yang berkenaan.

2.3 Suruhanjaya juga mendapati ada perakuan PDP yang tidak dikemukakan sebaik sahaja seseorang anggota genap satu tahun perkhidmatan/tempoh percubaan atau telah lulus peperiksaan yang disyaratkan/hadir dengan jayanya Kursus Induksi. Kelewatan mengemukakan sokongan perakuan PDP boleh disebabkan Ketua Jabatan berpendapat anggota berkenaan masih belum sesuai diperakukan. Walau bagaimanapun, tarikh PDP bagi anggota ini mengikut amalan sekarang,
adalah masih pada tarikh sehari selepas satu (1) tahun perkhidmatan/tempoh percubaan atau sehari selepas hadir dengan jayanya Kursus Induksi dan atau lulus peperiksaan mengikut mana yang terkemudian.

2.4 Suruhanjaya mendapati amalan ini adalah tidak lagi sesuai digunapakai dalam menetapkan tarikh PDP bagi perakuan-perakuan yang lewat dikemukakan kerana ia tidak mengambilkira peranan Ketua Jabatan mempertimbangkan untuk memberi sokongan perakuan PDP seperti yang ditetapkan di bawah Perintah Am 35, 36 dan 37, Perintah-perintah Am Bab ‘A’ Tahun 1973. Amalan berkenaan tidak bertepatan dengan prinsip pengesahan dalam perkhidmatan yang berdasarkan tarikh mendapat sokongan Ketua Jabatan sebagai tarikh PDP. Dengan yang demikian, Suruhanjaya telah membuat ketetapan untuk membahagikan tarikh PDP anggota berdasarkan tarikh bila mana Ketua Jabatan membuat perakuan PDP seperti berikut:

(i) Perakuan Ketua Jabatan bertarikh tidak melebihi enam (6) bulan dari tarikh anggota layak;

(ii) Perakuan Ketua Jabatan bertarikh selepas enam (6) bulan dari tarikh anggota layak tetapi tidak melebihi tiga (3) tahun;

(iii) Perakuan Ketua Jabatan melepasi tiga (3) tahun dari tarikh anggota layak.

3. AMALAN PENETAPAN TARIKH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN SELEPAS PINDAAN

3.1 Dengan mengambilkira peranan Ketua Jabatan serta kepentingan anggota, Suruhanjaya telah menetapkan dasar berkaitan penetapan tarikh PDP seseorang anggota yang dilantik menerusi KPSL dan lantikan anggota sedang berkhidmat adalah pada tarikh-tarikh seperti berikut:

(i) Sehari selepas genap satu (1) tahun perkhidmatan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya Kursus Induksi mengikut mana yang terkemudian serta mendapat perakuan Ketua Jabatan bagi anggota KPSL tertakluk perakuan diterima tidak lewat dari enam (6) bulan selepas tarikh genap satu (1) tahun perkhidmatan/menghadiri dengan jayanya Kursus Induksi;

(ii) Sehari selepas genap satu (1) tahun tempoh percubaan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya Kursus Induksi/tarikh lulus peperiksaan mengikut yang mana terkemudian serta mendapat perakuan Ketua Jabatan bagi lantikan anggota sedang berkhidmat tertakluk perakuan diterima tidak lewat dari enam (6) bulan selepas tarikh satu (1) tahun tempoh percubaan/lulus peperiksaan/Kursus Induksi;

(iii) Pada tarikh perakuan Ketua Jabatan bagi perakuan yang diterima selepas enam (6) bulan dari tarikh genap satu (1) tahun tempoh percubaan/tempoh perkhidmatan atau tarikh lulus peperiksaan/sehari selepas hadir dengan jayanya Kursus Induksi mengikut mana yang terkemudian. Walau bagaimanapun, bagi perakuan-perakuan yang diterima selepas tiga (3) tahun dari tarikh lantikan, melainkan anggota-anggota yang dilanjutkan tempoh percubaan, ialah pada tarikh genap tiga (3) tahun tempoh perkhidmatan/tempoh percubaan;

(iv) Dari tarikh hari pertama peperiksaan yang dilulusinya atau tarikh ia berjaya mendapat sokongan perakuan Ketua Jabatannya bagi anggota yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan atau tanpa berdenda kerana tidak lulus peperiksaan atau tiada mendapat sokongan PDP dari Ketua Jabatannya mengikut mana yang berkenaan selaras dengan Perintah Am 37 Perintah-perintah Am Bab ‘A’ Tahun 1973. Peraturan ini juga terpakai bagi anggota lantikan KPSL yang ditangguhkan PDP atas sebab-sebab Kursus Induksi/sokongan perakuan Ketua Jabatan.

3.2 Penjelasan lanjut cara melaksanakan penetapan tarikh PDP ini adalah seperti contoh di LAMPIRAN ‘A’.

4. PELAKSANAAN AMALAN BARU PDP DI BAWAH SURATCARA PEWAKILAN KUASA

4.1 Dengan peraturan baru ini maka Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan segera perakuan PDP anggota KPSL dan lantikan anggota sedang berkhidmat di bawah jagaan mereka sebaik sahaja anggota  telah memenuhi syarat-syarat  PDP  agar tidak menjejaskan kepentingan anggota yang terlibat  melainkan  Ketua Jabatan berpendapat bahawa anggota tersebut belum lagi sesuai untuk diperakukan.

4.2 Sebagai tujuan penyeragaman urusan PDP anggota  KPSL dan lantikan anggota sedang berkhidmat di peringkat Suruhanjaya dan di peringkat Kementerian/Jabatan di bawah Perwakilan Kuasa,  pegawai-pegawai  yang diwakilkan kuasa  hendaklah melaksanakan penetapan tarikh PDP seperti dasar yang  telah  ditetapkan  oleh  Suruhanjaya  di perenggan  3.1(i)  hingga 3.1(iv) di atas. 

5. KUATKUASA DAN PEMAKAIAN

Surat Pekeliling ini dikuatkuasakan pada tarikh ia dikeluarkan.  Oleh itu peruntukannya  terpakai untuk urusan PDP  yang dilaksanakan oleh pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Suratcara Perwakilan Kuasa oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia termasuk empat (4) buah Negeri iaitu  Negeri  Melaka, Pulau Pinang, Perlis dan Negeri Sembilan.  Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa melantik masing-masing, pemakaian Surat Pekeliling ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada perkhidmatan awam negeri, pihak berkuasa berkanun ( Persekutuan dan Negeri ) dan pihak berkuasa tempatan.
 

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

( DATO’ HAJI IBRAHIM BIN HAJI MOHD. SHARIFF )
Setiausaha,
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
Malaysia

s.k:

Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan
Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri
Semua Pihak Berkuasa Berkanun
Semua Pihak Berkuasa Tempatan