KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA
MALAYSIA

SURAT PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
BILANGAN 2 TAHUN 2002

TATACARA PENETAPAN TARIKH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN ANGGOTA PERKHIDMATAN
AWAM DI BAWAH BIDANG KUASA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA.S(K)004/(49) Siri No:

Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian
Ketua-Ketua Jabatan Persekutuan
Y.B. Setiausaha-Setiausaha Kerajaan Negeri
Negeri Melaka, Pulau Pinang, Perlis dan Negeri Sembilan.

1. TUJUAN

Surat Pekeliling ini bertujuan memaklumkan mengenai tatacara penetapan tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan Anggota Perkhidmatan Awam Am Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Negeri-Negeri di bawah bidang kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia.

2.2 Selaras dengan ini anggota Perkhidmatan Awam Am Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Negeri-negeri di bawah bidang kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam yang telah menggenapkan tempoh percubaan, lulus peperiksaan-peperiksaan perkhidmatan yang disyaratkan, hadir dengan jayanya kursus induksi dan mendapat perakuan Ketua Jabatan akan layak disahkan dalam perkhidmatan:

(a) Anggota Lantikan Terus

(i) pada tarikh sehari selepas genap tiga (3) tahun; atau

(ii) tarikh hari pertama peperiksaan yang dilulusinya atau sehari selepas hadir dengan jayanya kursus induksi atau tarikh berjaya mendapat perakuan Ketua Jabatan bagi anggota yang dilanjutkan tempoh percubaan.

(b) Anggota Sedang Berkhidmat

(i) sehari selepas genap satu (1) tahun tempoh percubaan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya kursus induksi atau tarikh lulus peperiksaan mengikut mana yang terkemudian bagi perakuan yang diterima tidak lewat dari enam (6) bulan selepas tarikh satu (1) tahun tempoh percubaan atau lulus peperiksaan atau kursus induksi; atau

(ii) pada tarikh perakuan Ketua Jabatan bagi perakuan yang diterima selepas enam (6) bulan dari tarikh genap satu (1) tahun tempoh percubaan atau tarikh lulus peperiksaan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya kursus induksi mengikut mana yang terkemudian. Walau bagaimanapun, bagi perakuan-perakuan yang diterima selepas tiga (3) tahun dari tarikh lantikan ialah pada tarikh sehari selepas genap tiga (3) tahun tempoh percubaan; atau

(iii) tarikh hari pertama peperiksaan yang dilulusinya atau tarikh ia berjaya mendapat sokongan perakuan Ketua Jabatannya bagi anggota yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan atau tanpa berdenda kerana tidak lulus peperiksaan atau tiada mendapat perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP) daripada Ketua Jabatannya mengikut mana yang berkenaan.

(c) Anggota Lantikan KPSL

(i) sehari selepas genap satu (1) tahun perkhidmatan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya kursus induksi mengikut mana yang terkemudian bagi perakuan diterima tidak lewat dari enam (6) bulan selepas tarikh genap satu (1) tahun perkhidmatan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya kursus induksi; atau

(ii) pada tarikh perakuan Ketua Jabatan bagi perakuan yang diterima selepas enam (6) bulan dari tarikh genap satu (1) tahun perkhidmatan atau sehari selepas menghadiri dengan jayanya kursus induksi mengikut yang mana terkemudian. Walau bagaimanapun, bagi perakuan-perakuan yang diterima selepas tiga (3) tahun dari tarikh lantikan, ialah pada tarikh sehari selepas genap tiga (3) tahun tempoh perkhidmatan.

3. PELAKSANAAN SISTEM SARAAN MALAYSIA

3.1 Mulai 1 November 2002 kerajaan telah menguatkuasakan Sistem Saraan Malaysia bagi anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan. Pada keseluruhannya, syarat-syarat perkhidmatan yang sedia ada dikekalkan tertakluk kepada beberapa pengubahsuaian tertentu:

Tempoh Percubaan

(i) setiap anggota yang dilantik ke perkhidmatan awam dikehendaki melalui tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun;

(ii) syarat tempoh percubaan ini juga terpakai kepada anggota yang dilantik melalui KPSL;

(iii) anggota yang telah dilantik sebelum 1.11.2002 yang belum disahkan dalam perkhidmatan pada tarikh tersebut dikehendaki memenuhi tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun yang dikira dari tarikh pelantikannya.

Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Setiap anggota yang dilantik adalah layak disahkan dalam perkhidmatan apabila telah:

• memenuhi tempoh percubaan;
• hadir dengan jayanya kursus induksi dan lulus peperiksaan perkhidmatan yang ditetapkan; dan
• diperaku oleh Ketua Perkhidmatannya.

3.2 Berikutan dengan pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia dan mengambil kira pengubahsuaian yang ada, maka peraturan PDP yang sedang dilaksanakan sekarang perlu dibuat pindaan.

4. PERATURAN DALAM MENETAPKAN TARIKH

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

Penetapan tarikh PDP yang dibuat oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia ke atas anggota-anggota perkhidmatan awam di bawah bidang kuasanya adalah berpandukan kepada peraturan-peraturan berikut:

(a) seseorang anggota akan layak disahkan dalam perkhidmatannya setelah menjalani dengan jayanya tempoh percubaan asal atau yang dilanjutkan dan telah lulus semua peperiksaan perkhidmatan yang disyaratkan, hadir dengan jayanya kursus induksi serta mendapat perakuan Ketua Jabatannya seperti peraturan di bawah Perintah Am 35, Perintah-perintah Am Bab 'A' Tahun 1973;

(b) adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk memberikan perakuan PDP bagi seseorang anggota di bawah jagaannya apabila didapati layak diperakukan seperti yang ditetapkan di bawah Perintah Am 36, Perintah-perintah Am Bab 'A' Tahun 1973. Perakuan sedemikian hendaklah dihantar kepada Suruhanjaya tiga (3) bulan sebelum tamatnya tempoh percubaan pegawai;

(c) bagi anggota yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan atau tanpa berdenda kerana tidak lulus peperiksaan atau kursus induksi atau gagal mendapat perakuan Ketua Jabatan, tarikh PDP mereka mengikut Perintah Am 37, Perintah-perintah Am Bab 'A' Tahun 1973 ialah pada tarikh hari pertama lulus peperiksaan atau pada sehari selepas hadir dengan jayanya kursus induksi atau dari tarikh mereka berjaya mendapat perakuan PDP daripada Ketua Jabatannya mengikut mana yang berkenaan.

5. TARIKH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

5.1 Berdasarkan kepada peraturan-peraturan yang dinyatakan di atas, dan seterusnya mengambilkira peranan Ketua Jabatan serta kepentingan anggota, Suruhanjaya telah menetapkan tiga (3) tarikh PDP untuk dipertimbangkan ke atas anggota yang memenuhi semua syarat-syarat perkhidmatan dan mendapat perakuan pengesahan dalam perkhidmatan dari Ketua Jabatan seperti berikut:

(a) Pada Tarikh Perakuan Ketua Jabatan

(i) Tarikh perakuan Ketua Jabatan akan digunapakai kepada anggota yang telah layak untuk disahkan dalam perkhidmatan dalam tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun. Bagi maksud ini, tarikh Ketua Jabatan menandatangani format perakuan PDP (Perintah Am 36) dijadikan sebagai tarikh PDP, di mana Ketua Jabatan telah mengesahkan bahawa anggota telah menjalankan tugas-tugasnya dengan jujur, tekun dan berkebolehan dan berpuashati dengan perkhidmatan dan juga dengan sifat peribadi, perangai dan kelakuan anggota.

(ii) Tarikh perakuan PDP Ketua Jabatan itu hendaklah tarikh semasa anggota didapati layak diberi PDP. Sekiranya perakuan PDP Ketua Jabatan itu lewat dikemukakan iaitu selepas enam (6) bulan dari tarikh anggota layak, sedangkan format perakuan PDP yang ditandatangani Ketua Jabatan, dikebelakangkan tarikhnya ke tarikh anggota layak, maka Ketua Jabatan adalah dikehendaki memberi perakuan PDP yang baru.

(b) Pada Tarikh Sehari Selepas Genap Tiga (3) Tahun

Tamat Tempoh Percubaan

Tarikh PDP pada tarikh sehari selepas genap tiga (3) tahun tempoh percubaan akan digunapakai kepada anggota yang baru lulus peperiksaan yang didudukinya atau hadir dengan jayanya kursus induksi pada tarikh hampir tamat tempoh percubaan. Penetapan tarikh ini mengambilkira bahawa keputusan peperiksaan atau kursus induksi yang diduduki oleh seseorang anggota di penghujung tempoh percubaannya hanya akan diketahui selepas tamat tempoh percubaan yang menyebabkan perakuan PDP anggota berkenaan hanya akan dikemukakan selepas Jabatan memperolehi keputusan peperiksaan atau kursus induksi tersebut.

(c) Pada Tarikh Hari Pertama Lulus Peperiksaan Perkhidmatan Atau Tarikh Sehari Selepas Hadir Dengan Jayanya Kursus Induksi Atau Tarikh Mendapat Perakuan Ketua Jabatan

(i) Tarikh-tarikh ini digunapakai kepada anggota yang tidak berjaya disahkan dalam perkhidmatan selepas tamat tempoh percubaan dan kemudian dilanjutkan tempoh percubaannya dengan berdenda atau dengan tidak berdenda disebabkan sama ada tidak lulus peperiksaan perkhidmatan yang disyaratkan atau tidak lulus kursus induksi atau tidak mendapat perakuan PDP oleh Ketua Jabatan.

(ii) Tarikh PDP bagi anggota ini ialah pada tarikh hari pertama peperiksaan yang dilulusinya atau sehari selepas hadir dengan jayanya kursus induksi atau tarikh berjaya mendapat perakuan Ketua Jabatan mengikut mana yang berkenaan. Walau bagaimanapun, anggota yang telah diberi pelanjutan tempoh percubaan tetapi masih tidak lulus dalam peperiksaan yang disyaratkan atau tidak berjaya dalam kursus induksi atau tidak mendapat perakuan daripada Ketua Jabatan, bagi anggota lantikan terus, tindakan akan diambil untuk menamatkan perkhidmatan anggota berkenaan. Sementara bagi anggota lantikan KPSL dan anggota sedang berkhidmat, tindakan mengembalikan anggota tersebut ke jawatan asal akan diambil. Dalam hal ini, Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bil. 1 Tahun 2000 adalah berkaitan.

6. PELAKSANAAN AMALAN BARU PDP DI BAWAH SURATCARA PERWAKILAN KUASA

6.1 Dengan peraturan baru ini maka Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan segera perakuan PDP anggota sebaik sahaja anggota telah memenuhi syarat-syarat PDP agar tidak menjejaskan kepentingan anggota yang terlibat melainkan Ketua Jabatan berpendapat bahawa anggota tersebut belum lagi sesuai untuk diperakukan.

6.2 Sebagai tujuan penyeragaman urusan PDP di peringkat Suruhanjaya dan di peringkat Kementerian/Jabatan di bawah Perwakilan Kuasa, pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hendaklah melaksanakan penetapan tarikh PDP seperti dasar yang telah ditetapkan oleh Suruhanjaya di perenggan 5.1(a), (b) dan (c) di atas.

KUAT KUASA DAN PEMAKAIAN

Surat Pekeliling ini dikuatkuasakan mulai 1 November 2002. Oleh itu peruntukannya terpakai untuk urusan PDP yang dilaksanakan oleh pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Suratcara Perwakilan Kuasa oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia termasuk empat (4) buah Negeri iaitu Negeri Melaka, Pulau Pinang, Perlis dan Negeri Sembilan. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa melantik masing-masing, pemakaian Surat Pekeliling ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada Perkhidmatan Awam Persekutuan, Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan.

PEMBATALAN

Dengan berkuat kuasanya Pekeliling ini, maka Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bil. 1 Tahun 2002 dibatalkan.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

( DATO' HAJI IBRAHIM BIN HAJI MOHD. SHARIFF )

Setiausaha,
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam,
Malaysia.
PUTRAJAYA.

1 NOVEMBER 2002

s.k:

Setiausaha, Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan Malaysia
Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri
Semua Pihak Berkuasa Berkanun
Semua Pihak Berkuasa Tempatan