Kandungan Jurnal Kandungan Jurnal

Siri 9 - Kesilapan Lazim Dalam Urusan Tindakan Tatatertib

  • Salah satu fungsi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA) ialah bertindak sebagai Pihak Berkuasa Rayuan Tatatertib bagi pegawai yang tidak berpuas hati terhadap tindakan tatatertib yang dikenakan oleh Lembaga Tatatertib Jabatan (LTJ) terhadap mereka. Pegawai yang dimaksudkan ialah mereka yang berada dalam perkhidmatan Awam Am Persekutuan, perkhidmatan bersama serta perkhidmatan awam Negeri Pulau Pinang, Melaka, Negeri Sembilan dan Perlis.
  • Semasa menimbangkan rayuan tatatertib, SPA mendapati sebahagian daripada tindakan tatatertib yang telah diputuskan oleh LTJ adalah tidak teratur atau mengandungi kesilapan teknikal yang serius.
  • Sebagai salah satu usaha SPA mengurangkan berlakunya kesilapan tersebut berikut disenaraikan (Jadual 1) kesilapan lazim yang dilakukan oleh LTJ untuk dijadikan iktibar dan panduan aar kesilapan yang sama tidak berulang.
  • Melalui panduan ini juga ia akan dapat membanti pihak yang berkenaan khususnya pegawai/urusetia yang terlibat secara langsung di dalam urusan tindakan tatatertib ke arah mewujudkan pengurusan tatatertib yang lebih cekap dan berkesan.
Jadual 1 : Kesilapan dan Pembetulan
1. Surat Rayuan Lewat dan Salah Alamat:
 
KESILAPAN PEMBETULAN
Banyak rayuan tatatertib lewat dikemukakan dan dialamatkan kepada Ketua Jabatan aau Pengerusi LTJ. Peraturan 15(1) & 15(2) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 mengkehendaki pegawai mengemukakan rayuan dalam tempoh 14 hari dari tarikh keputusan disampaikan dan Ketua Jabatan pula perlu mengedarkannya kepada LTJ dalam tempoh 30 hari dari tarikh rayuan diterima. Pegawai hendaklah mengalamatkan rayuan mereka kepada Pengerusi Lembaga Rayuan Tatatertib Perkhidmatan Awam, iaitu SPA melalui Ketua Jabatan masing-masing. Dari segi undang-undang SPA tidak perlu menimbang rayuan yang lewat diterima dan tidak dialamatkan kepadanya kerana rayuan itu dianggap tidak wujud.
2. Kesalahan Menggunakan Peraturan:
 
Ada LTJ yang mengambil tindakan tatatertib menggunakan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 (Pindaan 2002) Nama peraturan yang dimaksudkan itu tidak wujud. Yang ada ialah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 yang mana di dalamnya telah termasuk pindaan yang telah diluluskan dalam tahun 2002. Perlu diingatkan bahawa apa yang berlaku dalam tahun 2002 ialah pindaan terhadap peraturan tahun 1993 sahaja, dan bukannya penggubalan satu peraturan yang baru bagi menggantikan Peraturan 1993.
3. Ulasan Ketua Jabatan Terhadap Rayuan
 
Ketua Jabatan tidak memberikan sebarang ulasan terhadap rayuan pegawai. Ini bercanggah dengan kehendak Peraturan 15(2) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993. Ulasan Ketua Jabatan penting kerana ia dapat memudahkan Lembaga Rayuan Tatatertib membuat pertimbangan. Ulasan yang dimaksudkan termasuklah kenyataan 'Tiada ulasan'. Ketua Jabatan wajar memberi ulasan terhadap rayuan pegawai terutama mengenai kenyataan yang membabitkan jabatan dan pegawai lain. Misalnya pegawai mendakwa telah memohon cuti rehat pada salah satu tarikh yang beliau dituduh tidak hadir bertugas tetapi tidak diluluskan oleh ketuanya. Jika dakwaan ini tidak diulas, keputusan boleh memihak kepada pegawai.
4. LTJ Tidak Memberikan Alasan Keputusannya:
 
Kebanyakan LTJ tidak menyatakan alasan yang telah digunakan semasa mencapai keputusannya. Apabila pegawai membuat rayuan, Pengerusi LTJ memberikan ulasan, dan bukannya alasan penghakiman LTJ seperti yang dikehendaki oleh peraturan 15(3) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993. Menurut peraturan 15(3) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993, yang perlu disertakan bersama-sama dengan rayuan pegawai ialah alasan penghakiman yang telah digunakan oleh LTJ. Jika alasan tersebut dicatatkan dalam minit mensyuaratnya, LTJ tidak perlu memberikan ulasan tambahan. Ingat: yang diperlukan ialah alasan LTJ, dan bukannya ulasan Pengerusi LTJ.
5. Ulasan Tidak Dibuat Oleh Ketua Jabatan:
 
Ada ulasan terhadap sesuatu rayuan tatatertib dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang bukan Ketua Jabatan pegawai. Peraturan 15(2) dalam Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 memberi tanggungjawab kepada Ketua Jabatan untuk mengulas rayuan pegawai (jika ada), dan bukannya pegawai yang lain. Takrif 'Ketua Jabatan' yang diberikan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 amat luas untuk memudahkan jabatan mendapatkan pegawai yang sesuai untuk melaksanakan tanggungjawab ini. Tindakan meminta pegawai yang menganggotai LTJ memainkan peranan sebagai Ketua Jabatan kepada pegawai yang dituduh hendaklah dielakkan.
6. Ulasan Yang Tidak Relevan:
 
Kadangkala Ketua Jabatan dan/atau Pengerusi LTJ memasukkan ulasan yang tidak ada kaitan dengan pertuduhan yang dikenakan kepada pegawai. Misalnya, Ketua Jabatan atau Pengerusi LTJ mengungkit kesalahan pegawai yang lepas yang telah pun diambil tindakan. Mereka diingatkan supaya mengelak daripada memasukkan kenyataan yang tidak relevan dan yang boleh menimbulkan prejudis atau bias terhadap pegawai yang dituduh. Tindakan ini juga boleh menyebabkan pegawai dibebaskan jika mereka membuat rayuan ke mahkamah.
7. Pertuduhan Yan Tidak Tepat:
 
Ada LTJ yang mengenakan tuduhan yang tidak tepat. Misalnya tuduhan yang dikenakan ialah untuk tindakan surcaj tetapi pegawai dikenakan hukuman amaran, sedangkan dalam surat pertuduhan tidak ada dinyatakan pegawai akan dikenakan tindakan tatatertib. Tindakan tatatertib yang diambil ke atas pegawai hendaklah jelas dan spesifik. Jika LTJ bercadang untuk mengenakan juga hukuman tatatertib di samping tindakan surcaj, perkara itu hendaklah dinyatakan dalam surat pertuduhan supaya pegawai boleh membela diri.
8. Pertuduhan Yang Kabur:
 
Pertuduhan yang dikenakan kepada pegawai kabur sehingga menyulitkan mereka untuk mempertahankan diri dan melemahkan peluang Kerajaan untuk menang jika kes tersebut dicabar di mahkamah. Setiap pertuduhan perlu jelas, terperinci dan spesifik. Tuduhan perlu menyatakan sekurang-kurangnya jenis kesalahan serta tarikh, masa dan tempat kesalahan tersebut dilakukan. Misalnya, jika pegawai dituduh memberi isyarat lucah, perlu dijelaskan bagaimanakah isyarat itu telah ditunjukkan; bila ianya dilakukan; dan di mana. Lebih baik lagi jika dinyatakan sekali saksi yang boleh mengesahkan dakwaan itu.
9. Hukuman Yang Tidak Tepat:
 
Ada LTJ yang menjatuhkan hukuman yang berbeza dengan hukuman yang ditetapkan dalam peraturan 38, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Terdapat kes di mana pegawai dijatuhi hukuman menggantikan hari yang mereka tidak hadir bertugas dengant ugas lebih masa; atau diminta mengganti kerugian akibat kerosakan harta jabatan sebagai denda. Setiap hukuman yang hendak dijatuhkan hendaklah selaras dengan peraturan 38, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Jika pegawai hendak dikenakan hukuman denda, gunakan peraturan 38(b) dan 39(2), (3), (4), (5) dan (6) dalam Peraturan itu, iaitu tidak lebih 7 hari emolumen. Denda dalam bentuk yang lain, jika perlu, hendaklah diuruskan mengikut prosedur yang lain.
10. Hukuman Yang Tidak Setimpal:
 
Hukuman yang dikenakan tidak setimpal dengan kesalahan yang mereka lakukan, iaitu sama ada hukumannya terlalu berat bagi kesalahan yang ringan, atau kesalahannya berat tetapi hukumannya ringan. Terdapat pegawai yang telah dijatuhi hukuman buang kerja kerana didapati bersalah menukarkan cek kerajaan milik pegawai di jabatannya dengan wang tunai, sedangkan perkara itu pernah menjadi amalan di jabatan beliau tidak lama sebelum beliau dituduh. Tidak dinafikan perbuatan itu salah, tetapi ianya tidak menyebabkan sebarang kerugian wang kepada Kerajaan. Ada pula pegawai yang melakukan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah berbulan-bulan atau bertahun lamanya tetapi hanya dikenakan hukuman 'lucut hak emolumen'. Hukuman yang dijatuhkan, terutama buang kerja ataupun turun pangkat, mestilah setimpal dengan kesalahan yang dilakukan oleh pegawai. Ini penting kerana mahkamah kini telah mula menunjukkan kecenderungan mempersoalkan kemunasabahan hukuman yang dijatuhkan oleh LTJ.
11. Hanya Dikenakan Tindakan Potong Gaji:
 
Pegawai yang melakukan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah biasanya hanya dikehendaki memulangkan gaji bagi hari yang mereka tidah hadir bertugas itu. Tiada sebarang tindakan tatatertib diambil selepas itu kerana Ketua Jabatan beranggapan tindakan memotong gaji itu sudah memadai. Jika terbukti pegawai telah tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah, maka tindakan tatatertib hendaklah dipertimbangkan walaupun gaji mereka telah dipotong. Perlu diingat bahawa pemotongan gaji di bawah Perintah Am 14A bab 'C' merupakan tindakan secara pentadbiran sahaja berdasarkan kepada prinsip 'tidak hadir bekerja maka tidak ada gaji' ('rate for the job'). Jika pegawai disabitkan, LTJ boleh mengenakan hukuman tatatertib 'lucut hak emolumen' bagi tarikh-tarikh pegawai tidak hadir bertugas. Walau bagaimanapun pelaksanaan hukuman itu tidak boleh dibuat lagi sekali.
12. Keputusan Yang Berbeza:
 
Keputusan yang disampaikan kepada pegawai berbeza dengan keputusan Mesyuarat LTJ. Ada kalanya keputusan yang dicatatkan dalam minit mesyuarat LTJ berbeza dengan keputusan yang disampaikan kepada pegawai. LTJ hendaklah mempastikan keputusan yang disampaikan kepada pegawai sama dengan keputusan yang tercatat dalam minit mesyuaratnya. Tidak boleh dimasukkan sebarang tokok-tambah sama ada dalam surat keputusan tatatertib atau dalam minit mesyuarat.
13. Surat Keputusan LTJ Tidak Ditandatangani Oleh Pengerusinya Atau Ahli Bagi Pihak Pengerusi:
 
Surat keputusan LTJ ditandatangani oleh pegawai lain. Mengikut Peraturan 53, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, mengkehendaki semua surat-menyurat antara Pihak Berkuasa Tatatertib dengan pegawai yang dituduh hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi atau oleh mana-mana ahli bagi pihak Pengerusi.
14. Bilangan Pertuduhan Dalam Surat Pertuduhan Dan Dalam Minit Mesyuarat LTJ Berbeza:
 
Terdapat keputusan LTJ menyatakan hukuman yang dikenakan ialah bagi 2 pertuduhan, tetapi dalam surat pertuduhan pegawai hanya dihadapkan dengan satu pertuduhan sahaja.

Contohnya, dalam surat pertuduhan pegawai dituduh dengan satu pertuduhan sahaja, iaitu kesalahan tidak hadir bertugas, tetapi dalam surat keputusan LTJ, pegawai dikenakan hukuman buang kerja atas 2 pertuduhan.
LTJ hendaklah mempastikan hukuman yang diputuskan adalah konsisten dengan pertuduhan yang dihadapkan kepada pegawai. Jika pegawai dihadapkan dengan satu pertuduhan maka LTJ hendaklah menimbangkan kes tersebut berdasarkan kepada satu pertuduhan itu sahaja. LTJ tidak boleh mengambil kira pertuduhan lain yang tidak termasuk dalam surat pertuduhan tersebut. Penambahan sebarang pertuduhan lain dalam surat keputusan akan menjejaskan hak pegawai membela diri.
15. Keputusan Yang Aneh:
 
Terdapat kes pegawai dipanggil bertugas semula setelah tidak hadir bertugas selama setahun. Selepas mereka bertugas semula, tindakan tatatertib pun dimulakan dan pegawai akhirnya dikenakan tindakan buang kerja. Dalam rayuannya pegawai melahirkan rasa hairan mengapa dia dibuang kerja sedangkan Ketua Jabatan telah memanggil beliau bertugas semula? Tindakan mengarahkan pegawai bertugas semula perlu dilakukan di peringkat awal mereka tidak hadir bertugas. Sama ada pegawai kembali bertugas atau pun tidak, proses tindakan tatatertib perlu diteruskan bagi tarikh yang mereka telah tidak hadir bertugas itu. Tindakan mengarahkan pegawai bertugas semula setelah sekian lama tidak bertugas akan menimbulkan anggapan bahawa kesalahan mereka telah dimaafkan. Hukuman yang dijatuhkan setelah pegawai bertugas semula, terutama hukuman buang kerja, akan kelihatan pelik kepada mereka yang tidak memahami prosedur tatatertib.
16. Tanggungjawab Ketua Jabatan:
 
Dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 yang telah dipinda dan dikuatkuasakan pada 20 Jun 2002, peruntukan mengenai tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan tatatertib telah diletakkan di bahagian awal, iaitu Peraturan 3C. Ini sebagai usaha hendak memberikan penekanan akan betapa pentingnya peranan mereka. Tahap kesedaran Ketua Jabatan mengenai tanggungjawab mereka menguatkuasakan peraturan tatatertib di agensi masing-masing masih boleh dipertingkatkan. Integriti seseorang Ketua Jabatan itu dan agensi mereka sudah pasti akan dipertikai dan diperlekehkan oleh pegawai bawahannya jika mereka tidak melihat bukti bahawa ketua mereka bersungguh-sungguh dalam mematuhi Peraturan 3C, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
17. Kesalahan Menggunakan Peraturan 36 dan 37:
 
Masih terdapat LTJ yang menggunakan peraturan yang tidak tepat dalam menentukan jenis kesalahan atau tujuan tindakan tatatertib. Jenis atau tujuan tindakan tatatertib yang dinayatakn di dalam surat pertuduhan hendaklah selaras dengan bidang kuasa LTJ, iaitu mengikut jenis hukuman tatatertib yang dicadang hendak dikenakan kepada pegawai, sama ada dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 37) atau bukan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat (Peraturan 36).
18. Kesilapan Tarikh Surat Pertuduhan:
 
Terdapat LTJ yang mengeluarkan surat pertuduhan pada tarikh yang sama dengan tarikh LTJ menjatuhkan hukuman. Hukuman tatatertib tidak boleh dijatuhkan pada tarikh yang sama dengan tarikh surat pertuduhan. Jika persamaan tarikh itu bukan satu kesilapan, ini bermakna prinsip "natural justice" dan "right to be heard" telah tidak dipatuhi. Menurut peraturan 36(1) dan 37(2), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, pegawai yang dituduh diberi peluang mengemukakan representasi terhadap pertuduhan yang dikenakan kepadanya dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan.